Actueel

Mini-interviewreeks secretarissen

Deel 5 van 7: Fenna van Dijk, advocaat bij Kennedy Van Der Laan: “Zoek als secretaris vaker de samenwerking binnen de organisatie op.”

Onlangs publiceerden wij de uitkomsten van ons grootschalige onderzoek onder secretarissen, op onze website te downloaden. Ter inspiratie publiceren wij zeven mini-interviews op onze website. Hierbij deel 5.

“Ik ben advocaat gespecialiseerd in ondernemingsrecht in de zorgsector. Mijn ervaring met secretarissen is divers. In sommige gevallen is de secretaris mijn directe aanspreekpunt bij de cliënt en in andere gevallen hebben we contact omdat de secretaris de bestuurder(s) – mijn directe contactpersonen – ondersteunt. We bereiden vaak samen de OR en CR adviestrajecten en NZa meldingen voor.

Van de secretarissen wordt naar mijn mening de laatste vijf jaren steeds meer verwacht: méér (breder en diepgaander) kennis en meer competenties (naast ondersteunende rol, ook uitvoerende taken en beleidsvormende taken). De rol van de secretaris is daardoor uitdagender en zwaarder geworden.

De secretarissen met wie ik werk hebben het gevoel van een permanent gebrek aan tijd en “achter de feiten aanlopen” omdat zij moeten assisteren bij het reageren op incidenten en niet toekomen aan hun vaste taken. Door de “waan van de dag” blijven met name de taken op het gebied van beleidsvorming liggen. Die hebben immers minder haast. Mijn advies daarvoor is om binnen de organisatie vaker de samenwerking te zoeken om dit soort projecten op te pakken én af te ronden. Er zijn vaak collega’s die het waarderen om mee te mogen denken en met wie de taken verdeeld kunnen worden zodat ze niet te lang blijven liggen. Een andere mogelijkheid is het vinden van ondersteuning door een student die een afstudeeropdracht zoekt. Die zijn enthousiast, doen hierdoor waardevolle werkervaring op en leren vaak sneller dan je denkt.

Verder zie ik regelmatig een loyaliteitsconflict ontstaan na wisselingen in het bestuur of de raad van toezicht. Iedereen moet zijn of haar positie nog vinden en de – al langer zittende – secretaris kan klem komen te zitten tussen de voorzitter van de raad van toezicht en de bestuurder. Het biedt soms uitkomst om met ieder apart en daarna gezamenlijk een gesprek te voeren over de positie van de secretaris van de rechtspersoon en diens taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te bespreken. Ook is het dan zinvol om aandacht te besteden aan de manier waarop de secretaris daar invulling aan zou moeten geven in de ogen van de bestuurder en die van de voorzitter raad van toezicht. Na een dergelijk gesprek zijn de verwachtingen (hopelijk) helder en geeft dit een kader waar de secretaris bij dreigende conflicten op kan terugvallen. Het is dan wel belangrijk dat de secretaris dit ook durft te doen en zich duidelijk uitspreekt.

We hebben in alle sectoren te maken met veranderende regelgeving. Mijn advies aan de secretaris is: laat je één keer per jaar bijpraten door de huisadvocaat van wie je mag verwachten dat hij of zij die (aankomende) veranderingen scherp in het vizier heeft. Een slimme huisadvocaat doet dit graag (zonder kosten) en krijgt dan van de secretaris belangrijke informatie over wat er bij de cliënt speelt. Win-win, zou ik zeggen.

Ik denk dat de rol van de secretaris in de toekomst nog meeromvattend gaat worden en dat het om die reden goed is om regelmatig met de bestuurder te toetsen of het takenpakket nog realistisch is en zo nee, op welke manier de secretaris ondersteuning kan regelen. Denk daarbij aan digitale tools, een assistent, een bedrijfsjurist en dergelijke.”

 

Eerdere interviews zijn te vinden onder Docenten:

1 van 7: Maarten ten Kate, advocaat bij bij Pot Jonker Advocaten: “Externe toezichthouders betreden nadrukkelijk het werkveld van de secretaris.”

2 van 7: Nienke Meijer, voorzitter college van bestuur Fontys hogeschool: “De secretaris moet goed kijken naar zijn of haar team voor wat betreft competenties.”

3 van 7: Ingrid Ernst, managing director Institutional Relations PGGM: “De kunst voor de secretaris is het evenwicht tussen energiegevende klussen en ‘moetjes’ te bewaken.”

4 van 7: Saskia Laseur, notaris en partner bij Van Doorne: “De secretaris moet worden ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.”